네, 늘 우리의 일터에서 우리가 업무를 위해서 매일 사용하는 필수적인 시스템, 바로 업무관리시스템이죠.
2022년 새해를 맞이해서, 우리 행정포털의 업무관리시스템이 더욱 편리하게 새로워집니다.
이른 바, 차세대 업무관리시스템을 우리가 2월 3일부터 사용하게 되는 건데요.
우리 시 정보공개정책과에서는 2019년도에 업무관리시스템을 개선하기 위한 방안 수립을 시작으로
총 60여억원의 예산을 투입해서, 보다 편리하면서 다양한 업무환경에 맞는 시스템으로 개편작업을 마쳤습니다.
자세히 보시죠.
음악, 음악 끝
먼저 정보공개정책과 김숙희 과장에게 차세대 업무관리시스템 구축을 추진한 취지를 들어봤습니다.
현재 업무관리시스템은 ActiveX를 사용해서 보안이 취약한 점이 있습니다.
그리고 올 6월까지 서비스가 되는 인터넷 익스플로러에서만 사용이 가능합니다.
또한 2011년도에 시스템이 구축되다 보니까 노후화로 인해서 불안전성이 증가하고 있었습니다.
이러한 기본적인 문제들을 해결하고 직원들이 보다 안정적으로 그리고 편리한 시스템으로
사용을 하도록 하기 위해서 차세대 업무관리시스템으로 전편 개편하게 되었습니다.
이 차세대 업무관리시스템은 ActiveX를 제거하여 정보화 기술 표준을 준수하고 안정적인 운영기반을 마련하였습니다.
또한 문서처리 프로세스를 개선하고, 공유와 협업을 활성화하여서 일하는 방식을 개선하고
재택근무 등의 스마트워크에 대비하였습니다.
차세대 업무관리시스템의 가장 큰 특징은 작업표준화, 업무 공유와 협업 그리고 업무 효율성과 연속성을 높인 것인데요.
ActiveX를 더 이상 사용하지 않게 되면서 무엇보다 보안유지가 더 강화되면서도 쉬워졌고,
개방형 표준포맷의 문서형식과 웹 오피스 기능등을 통해 산하기관이나 업무와 관계된
유관부처와의 공유와 협업기능은 더 수월해졌습니다.
재택근무 상황에서도 더 편리하게 시스템을 이용할 수 있는데요.
차세대 업무관리시스템으로의 개편 이후, 달라진 특징에 대해서 자세히 들어봤습니다.
먼저 차세대 업무관리시스템은 크롬, 엣지 등 다양한 브라우저에서 사용 가능합니다.
그리고 효율적인 문서처리를 위해서 문서접수 자동화, 과제추천도우미라는 새로운 기능을 도입했고,
대내문서 첨부파일 용량을 40MB로 두 배 늘렸습니다.
하반기에는 대외문서도 100MB로 용량을 확장할 계획입니다.
그리고 타부서 부분공개 문서의 경우, 별도의 열람 승인신청 없이
정보소통광장과 동일한 방식으로 열람이 가능합니다.
그리고 직원들이 편리한 기능 중에 하나로서는 클라우드 저장공간인 S드라이브,
웹오피스 등의 기능을 새로 도입하여서 공유협업을 활성화할 수 있는 기반을 마련하였습니다.
원기철 주무관과 정지혜 주무관과 함께 차세대업무기관 시스템을 사용해봤는데요.
예전 업무관리시스템에서 문서를 기안할 때 한글프로그램 기반으로 문서를 작성했다면,
이 차세대 업무관리시스템에서는 웹 기안기로 윈도우 공용서체로 문서를 작성하게 됩니다.
그런데 기존의 업무관리시스템과 마찬가지로,
한글문서에서 미리 작성한 보고서를 그대로 붙여넣기 해서 기안할 수 있는데요.
이럴 때는 한글프로그램에서 보고서를 작성할 때
HY계열 즉, 윈도우 공용 서체를 선택해서 작성한 다음에
결재 내용을 복사해서 그대로 웹 기안기에 붙여넣은 다음에 기안을 올리면 됩니다.
이 웹 기안기 도입으로 인한 장점은, 문서 작성 시 서체를 고르는 등
흔히 문서를 꾸미는 데 들어간 시간을 줄여주고 다른 부처와의 문서호환은 편리해지는데요.
그리고 문서를 기안할 때 또 한 가지 장점.
대내문서 첨부파일 용량이 2배 늘어났기 때문에 40MB까지 첨부할 수 있고
하반기에는 대외문서 첨부파일 용량도 100MB까지 늘어납니다.
용량 큰 40MB 첨부파일도 쭉쭉 잘 들어가죠?
첨부문서의 제목을 기안문에 적을 필요도 없어졌습니다.
그냥 바로 문서제목이 입력된다는 점도 눈에 띄네요.
그리고 전에 없던 또 하나 좋은 기능, 차세대 업무관리시스템 안에
클라우드 저장공간인 일명 S드라이브가 생겨서
이곳에 업무와 문서 기안에 도움이 될 자료와 데이터를 넣어두고
문서 기안할 때 바로 첨부할 수 있구요.
부서간에 공유할 문서도 올려놓을 수 있습니다.
무엇보다, 컴퓨터 모니터 화면 왼쪽 하단에 시작프로그램에
탐색기에서 S드라이브를 검색해서 바로 들어갈 수 있어서 이용이 참 편리합니다.
그리고, 메모보고에 있어서 추가된 편리한 기능도 있습니다.
보고한 메모를 부서장이 의견을 달았을 때
메모보고 기안자가 댓글로 답변을 달 수 있고,
그 답변에 또 댓글을 달 수 있습니다.
네, 이렇게 아무리 좋은 시스템이라도 처음에는 적응기간이 필요하기 마련이죠.
앞으로 정보공개정책과에서는 지속적으로 시스템을 개선하여서
직원들이 편리한 시스템으로 사용할 수 있도록 발전시켜 나가겠습니다.
혹시나 사용 중에 궁금한 사항이나 불편 사항 있으시면 언제든지 문의해주시기 바랍니다.
네, 차세대 업무관리시스템. 우리 시 정보공개정책과가 2019년부터 준비하고 추진해왔는데,
드디어 2월 3일에 오픈하며, 우리가 사용할 수 있게 됩니다.
먼저 28일, 그러니까요. 이번 주 금요일에는 기존의 업무관리시스템 운영이 완전히 종료가 됩니다.
그래서 이번주 금요일 오후 6시까지는 모든 문서작업에 따른 접수와 결재,
그리고 발송 등의 처리를 꼭 마쳐야 한다는 점, 기억해주세요.
2월 3일 아침 7시부터 차세대 업무관리시스템 이용할 수 있는데,
지금도 행정포털 업무관리시스템에서 차세대 업무관리시스템 베타버전으로
이용해볼 수 있으니까요, 미리 들어가셔서 잘 봐두셔도 좋겠습니다.
들어가는 주소 알려드릴테니까요, 지금 방송 화면의 자막과 함께 잘 들어주시기 바랍니다.
주소는 seoul.cseoul.go.kr을 주소창에 입력하시면 됩니다.
그리고 기존의 행정포털 아이디와, 비밀번호는 12345!
이렇게 차례대로 입력하시면 들어갈 수 있습니다.
네, 차세대 업무관리시스템의 결재와 메모보고 기능은 앞으로
모바일 즉, 휴대폰으로도 할 수 있도록 기능을 만들 계획이라고 합니다.
정보공개정책과에서 전화와 1대1 원격지원으로 한동안 우리 직원들 도와드릴 거고요.
차세대 업무관리시스템의 사용자 매뉴얼 등이 올려져 있으니까
한동안은 틈 나실 때 잘 보아두시면 좋겠습니다.
네, 오늘도 건강하세요. 고맙습니다.
음악, 음악 끝